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 FONDATION DE DONS PARTICULIERS Le présent Code de protection de la vie privée vise à vous faire part de notre engagement et de notre politique en matière de protection de la vie privée. Il décrit les moyens que nous utilisons pour assurer la protection de votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels. Pour lire le texte intégral du Code de protection de la vie privée, cliquez ici. Nombreuses sont les personnes parmi vous qui s'interrogent sur la manière dont nous traitons l'information que nous obtenons à votre sujet lorsque vous consultez nos sites Web. Nous avons énoncé une politique de protection de la vie privée en ligne pour répondre à vos questions sur les renseignements que nous recueillons lorsque vous consultez le site Web de la Fondation de dons particuliers, ainsi que sur leur utilisation. Pour lire le texte intégral de la Politique de protection de la vie privée en ligne, cliquez ici.
La protection de votre vie privée et le respect de la confidentialité de vos renseignements personnels ont toujours constitué des valeurs fondamentales au sein de la Fondation de dons particuliers. Nous nous efforçons de vous offrir le meilleur service à la clientèle qui soit. Pour nous, cela signifie vous traiter de façon honnête et respectueuse. Le présent Code de protection de la vie privée vise à vous informer de notre politique relative à la vie privée et à vous expliquer comment nous contribuons à faire en sorte que les renseignements personnels à votre sujet demeurent confidentiels.
Notre Politique de protection de la vie privée s'applique aux donateurs et aux autres particuliers. Elle consiste en cinq principes fondamentaux : 1. Collecte et utilisation de renseignements Au moment de recueillir des renseignements sur vous, ou encore avant, nous vous expliquerons comment nous avons l'intention d'en faire usage. Nous limiterons les renseignements que nous recueillons à nos besoins et ne les emploierons qu'à ces fins. Nous solliciterons votre consentement si nous souhaitons faire usage des renseignements à votre sujet à d'autres fins et avant de recueillir des renseignements de tierces parties. Vos renseignements personnels sont utilisés pour faciliter la gestion des programmes, des activités et des risques de la Fondation de dons particuliers. Ils servent également à satisfaire aux demandes de renseignements valides provenant d'organismes de réglementation ou autres et de particuliers qui sont autorisés par la loi à faire ces demandes. Enregistrement des appels Il est possible que vos conversations téléphoniques avec nos représentants soient écoutées ou enregistrées afin d'assurer votre protection et la nôtre et de confirmer nos entretiens avec vous. 2. Divulgation de renseignements Il se peut que nous fournissions des renseignements à d'autres personnes :
3. Protection des renseignements Nous protégerons les renseignements à votre sujet à l'aide des mesures de protection et de sécurité appropriées. Nous ne conserverons les renseignements à votre sujet que pour la période requise aux fins expliquées. 4. Accès à l'information et exactitude des renseignements Nous vous donnerons accès aux renseignements que nous avons sur vous. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour garder exacts et à jour les renseignements à votre sujet. 5. Respect et traitement de vos préoccupations à l'égard de la confidentialité Le présent Code de protection de la vie privée décrit les options de refus ou de retrait qui s'offrent à vous relativement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements. Ces choix seront enregistrés et respectés. Nous examinerons vos préoccupations et répondrons à vos questions au sujet de tout aspect du traitement de vos renseignements personnels. Le présent Code de protection de la vie privée décrit comment nous respectons chacun de ces principes fondamentaux.
Pourquoi vous demander des renseignements? Nous vous demandons des renseignements pour établir votre dossier et vous servir en tant que donateur. Nous obtenons la plupart des renseignements à votre sujet directement de vous. Par exemple, pour ouvrir un compte de donateur ou effectuer un don en tant que tiers donateur, nous avons besoin de vos nom, adresse, coordonnées et données d'identification. Nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin et ne les utilisons qu'aux fins qui vous ont été expliquées. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :
Le Groupe Financier Banque TD1 - Mieux vous servir La Fondation de dons particuliers a conclu une entente de service avec La Banque Toronto-Dominion (" La Banque TD ") pour assurer ou confier la prestation des services d'administration, de tenue de livres, de collecte de fonds et d'autres services de la Fondation. Des renseignements vous concernant sont recueillis par La Banque TD et divulgués à cette dernière pour assurer la prestation de ces services en notre nom. Nous pouvons également partager, avec votre consentement, vos renseignements personnels avec les sociétés affiliées du Groupe Financier Banque TD. Ce faisant, nous serons à même de déterminer si des produits ou des services du Groupe Financier Banque TD vous conviennent afin de pouvoir vous les offrir et, ainsi, mieux vous servir. Votre consentement est facultatif et vous pouvez le retirer en tout temps. Veuillez consulter la section " Respect de votre préférence " pour obtenir plus de détails.
Quand divulguons-nous des renseignements à votre sujet? En règle générale, tous les renseignements sur nos donateurs sont confidentiels et ne sont pas divulgués, sauf dans de rares situations où nous obtenons au préalable l'accord du donateur. Nous ne vendons pas de listes de clients ni de renseignements à des tiers. Toutefois, nous pouvons divulguer des renseignements à votre sujet à des parties extérieures à la Fondation de dons particuliers dans certaines circonstances, notamment : • Avec votre consentement L'administration des services de bienfaisance de la Fondation de dons particuliers peut nous amener à communiquer vos renseignements personnels à des tiers bénéficiaires de dons si vous avez consenti à être reconnu et identifié en tant que donateur ayant recommandé l'attribution du don. Comme nous l'avons déjà mentionné, nous pouvons également communiquer, avec votre consentement, vos renseignements personnels au Groupe Financier Banque TD afin de lui permettre de vous offrir ses produits et services. • Pour vous servir Nous communiquons, sans votre consentement et seulement au besoin, des renseignements à nos fournisseurs et à nos agents. Dans les cas où nous divulguons des renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu'ils les utilisent exclusivement pour dispenser leurs services et qu'ils les protègent à l'aide de mesures de sécurité adéquates. • Lorsque la loi ou un organisme de réglementation habilité l'exige ou l'autorise Nous divulguons les renseignements vous concernant pour respecter les exigences réglementaires auxquelles la Fondation est assujettie en tant qu'organisme caritatif, ainsi que les exigences de la loi. Nous sommes tenus de communiquer des renseignements en réponse à une demande valide, à un mandat de perquisition ou à d'autres requêtes ou ordonnances juridiquement valides. Nous pouvons également communiquer des renseignements à un organisme d'enquête advenant un bris de contrat ou la violation d'une loi, et ce, dans le but d'empêcher des actes frauduleux ou d'autres activités criminelles. • Cessation d'activité Si la Fondation de dons particuliers met fin à ses activités, son actif sera cédé aux donataires admissibles conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada). L'actif cédé peut inclure les renseignements que nous possédons sur vous. Comment protégeons-nous les renseignements à votre sujet? Nous protégerons les renseignements à votre sujet à l'aide des mesures de protection et de sécurité appropriées. Des normes de sécurité strictes ont été mises en place pour protéger nos systèmes et les renseignements à votre sujet contre des accès ou utilisations non autorisés. Tous nos fournisseurs et agents, en vertu de leur contrat avec la Fondation de dons particuliers, sont tenus de maintenir la confidentialité de vos renseignements personnels et ne peuvent utiliser ceux-ci à des fins non autorisées. Les employés de La Banque TD qui assurent les services d'administration et de tenue de livres ainsi que d'autres services pour le compte de la Fondation de dons particuliers, connaissent les procédures qui doivent être suivies pour protéger les renseignements de nos clients, et celles-ci sont énoncées dans les ententes d'emploi et sont périodiquement confirmées par écrit. Lorsque nous communiquons des renseignements en réponse à une requête ou à une ordonnance judiciaire, nous nous assurons au préalable de la validité de la requête ou de l'ordonnance, et nous ne divulguons que les renseignements exigés par la loi. Nous vérifions régulièrement nos procédures et mesures de sécurité pour nous assurer qu'elles sont administrées adéquatement et qu'elles demeurent efficaces et appropriées. Nous ne conservons les renseignements à votre sujet que le temps nécessaire pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La période de conservation peut s'étendre au-delà de votre relation avec nous, mais elle se limitera au temps requis, selon la loi, pour répondre adéquatement à toute question pouvant être soulevée ultérieurement. Lorsque les renseignements à votre sujet ne sont plus nécessaires aux fins qui vous ont été expliquées, des procédures visant à les supprimer, à les effacer ou à les convertir en un format anonyme sont mises en œuvre.
Votre droit d'accès aux renseignements que nous possédons sur vous Nous vous donnerons accès aux renseignements que nous avons à votre sujet. La plupart de ces renseignements sont sous forme de dossiers de dons. Ceux-ci vous sont communiqués au moyen de relevés de compte de donateur trimestriels et de reçus d'impôt annuels. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez envoyer une demande écrite :
Nous vous demanderons des détails comme votre nom, votre numéro de compte et le nom auquel votre compte de donateur a été établi. Nous vous aviserons à l'avance si des frais minimes sont requis pour effectuer la recherche et nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours. Veuillez noter que nous ne serons peut-être pas en mesure de vous fournir des renseignements à votre sujet provenant de nos dossiers qui contiennent des références à d'autres personnes, qui constituent un privilège juridique, qui contiennent des renseignements confidentiels de la Fondation, qui relèvent d'une enquête sur un bris de contrat ou une violation de la loi, ou encore qui ne peuvent être divulgués pour d'autres raisons juridiques.
Exactitude des renseignements à votre sujet Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour garder les renseignements à votre sujet exacts et à jour. Vous pouvez nous faciliter la tâche en nous informant de tout changement, comme un changement d'adresse ou de numéro de téléphone ou encore de vos préférences quant aux bénéficiaires. Si vous décelez une erreur dans les renseignements à votre sujet, veuillez nous en aviser. Nous apporterons les corrections immédiatement et nous nous assurerons qu'elles sont acheminées à quiconque détenait les mauvais renseignements. Nous vous décrirons les options de refus ou de retrait qui s'offrent à vous relativement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements. Les choix que vous ferez à cet égard seront enregistrés et respectés. Si vous ne souhaitez pas que nous transmettions vos renseignements personnels au Groupe Financier Banque TD, vous pouvez nous le signifier en tout temps. Pour ce faire, veuillez communiquer avec la succursale, le bureau ou le point de contact par l'intermédiaire duquel vous avez effectué un don en faveur de la Fondation de dons particuliers, ou écrire à la Fondation à l'adresse ci-dessous. Notre personnel sera heureux de vous expliquer vos options et les conséquences du refus ou du retrait de votre consentement, et enregistrera votre choix. Si vous avez des questions, des préoccupations ou des problèmes relativement au respect de la vie privée et de la confidentialité, ou encore sur la façon dont une demande de renseignements a été traitée, vous pouvez prendre les mesures suivantes. Si vous choisissez de communiquer avec nous par la poste, par télécopieur ou par courriel, veuillez mentionner vos nom, adresse et numéro de téléphone. ÉTAPE 1
Nous nous efforcerons de vous offrir une solution acceptable, mais si vous n'êtes pas satisfait, le directeur interviendra dans le processus de résolution du problème. ÉTAPE 2
Si vous n'êtes pas satisfait de la solution offerte par le directeur à l'étape 1, celui-ci vous proposera de porter le problème, et de communiquer tous les détails pertinents en votre nom, à l'attention d'un représentant de la haute direction responsable de la Fondation de dons particuliers. Si vous préférez porter vous-même le problème à l'attention de cette personne, le directeur vous fournira tous les renseignements nécessaires. ÉTAPE 3
Si votre problème ou vos préoccupations ne sont toujours pas résolus après les deux premières étapes, vous pouvez communiquer avec l'ombudsman de La Banque TD. Si celui-ci estime que votre problème n'a pas été réglé par le membre de la haute direction comme il est mentionné à l'étape 2, il pourra transmettre de nouveau votre dossier à cet intervenant afin qu'il mène une enquête et vous réponde. Dans les cinq jours suivant la réception de votre demande, l'ombudsman de La Banque TD communiquera avec vous par écrit ou par téléphone pour vous informer des mesures prises. Vous pouvez communiquer avec l'ombudsman de La Banque TD de l'une des façons suivantes :
Notre Politique de protection de la vie privée en ligne Visite de nos sites d'information Il se peut que vous ayez des questions sur la façon dont nous traitons les renseignements que nous recueillons à votre sujet lorsque vous visitez notre site Web. Notre Politique de protection de la vie privée en ligne répondra à vos questions au sujet des renseignements que nous obtenons lorsque vous visitez un site Web de la Fondation de dons particuliers, et de leur utilisation. Visite de nos sites d'information Nous utilisons ces renseignements pour savoir combien de personnes visitent notre site Web et quelles sections des sites sont visitées le plus fréquemment. Ces données nous aident à déterminer quel type d'information vous est le plus utile pour que nous puissions améliorer nos sites Web et vous faciliter l'accès à l'information. Nous enregistrons les données statistiques sur le nombre de visiteurs de nos sites Web, mais aucune information sur vous en particulier n'est conservée ou utilisée. Témoins Il existe deux types de témoins communs : les " témoins de session " et les " témoins persistants ". Les témoins de session ne stockent des données que pour la période pendant laquelle vous êtes branché à un site Web; ils ne s'inscrivent pas sur votre disque dur. Une fois que vous quittez le site Web, l'expéditeur du témoin ne possède plus l'information que ce dernier contenait. La Fondation de dons particuliers utilise des témoins de session pour faire le suivi de vos visites de notre site Web. Nous utilisons cette information pour déterminer le type de renseignements que vous recherchez sur notre site et pour améliorer celui-ci. Les renseignements sur le site que vous avez visité immédiatement avant le nôtre sont utilisés pour évaluer la fiabilité des liens menant à notre site et que nous avons créés sur des sites de tierces parties. Commentaires, questions ou réponses par courriel Nous utilisons votre adresse de courriel pour accuser réception de vos commentaires ou répondre à vos questions, et nous conservons votre message et notre réponse pour une éventuelle correspondance future. Nous ne vendrons pas votre adresse de courriel à quiconque à l'extérieur de la Fondation de dons particuliers. Il se peut que nous utilisions votre adresse de courriel pour vous transmettre des renseignements sur des activités de la Fondation de dons particuliers et des occasions de faire d'autres dons qui, selon nous, peuvent vous intéresser. Si vous ne voulez pas que nous communiquions avec vous par courriel pour vous fournir ce type de renseignements, vous pouvez nous en faire part en tout temps. Si vous avez demandé d'inclure votre nom dans une liste de diffusion pour recevoir périodiquement certains renseignements par courriel, vous pouvez nous demander de retirer votre nom de la liste en tout temps (à l'aide des instructions de retrait fournies avec chaque courriel ainsi que sur le site où vous vous êtes inscrit). Gardez à l'esprit que les courriels transmis par Internet ne sont généralement pas cryptés. Nous vous recommandons donc d'être prudent lorsque vous nous transmettez des messages non structurés par courriel et de ne pas inclure de renseignements confidentiels (comme les numéros de compte) dans ces messages.
Qui peut répondre à vos questions
Pour revoir vos options relativement au Code de protection de la vie privée de la Fondation de dons particuliers, vous n'avez qu'à téléphoner sans frais au :
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